Описание
В связи с открытием компании и необходимостью с самого начала выстроить прозрачный учет операций с отходами администрация Eco Polygon Qadam обратилась в компанию «Первый Бит» – проверенного поставщика решений на базе 1С с подтвержденной экспертизой и положительными отзывами клиентов.
После анализа бизнес-процессов специалисты рекомендовали использовать «1С:Бухгалтерию для Казахстана» как основу для регламентированного и финансового учёта. Но стандартного функционала не хватало: специфика работы компании – учет талонов на приём отходов, контроль въезда транспорта, фиксация веса, применение тарифов и формирование реализации – требовала дополнительной автоматизации.
Чтобы предложить конкретное решение, команда детально разобрала, как бизнес-процесс устроен в реальности: как выдаются талоны, как контролируется въезд, как считается вес и стоимость. На основе этого разработали подсистему «Учёт талонов» – она связала процессы на въезде, учёт принятых отходов и бухгалтерские операции.
Талонная система
Ключевой элемент решения – талонная система. Она связала процессы на въезде, учёт принятых отходов и последующие бухгалтерские операции.
Диспетчер оформляет выдачу талонов контрагентам в документе «Регистрация талонов», указывая вид отходов, количество талонов и начальный номер. Система автоматически формирует последовательную нумерацию, контролирует уникальность номеров и не позволяет повторно выдать уже использованный или аннулированный талон. Это ускоряет работу диспетчера при выдаче талонов, исключает ошибки ручной нумерации и формирует единую базу данных по всем выданным талонам с контролем их доступности по каждому виду отходов.
Отдельно настроили возврат и аннулирование. Клиенту требовалось разделить эти операции: возвращенные талоны должны снова становиться доступными, а аннулированные – быть навсегда исключены из использования. Диспетчер оформляет возврат или аннулирование талонов после выбора контрагента и вида отходов. Программа выводит список выданных талонов, из которого диспетчер выбирает нужные номера и определяет дальнейшую операцию. Возвращенные талоны вновь становятся доступными для выдачи, а аннулированные блокируются без возможности повторного использования. Так ведётся корректный учёт жизненного цикла каждого талона и исключается приём отходов по аннулированным.
Компании требовался инструмент для ежедневной фиксации заездов транспорта, контроля предъявленных талонов, учета веса отходов и автоматического расчета стоимости услуг.
Теперь диспетчер ежедневно регистрирует заезды автомобилей в документе «Регистрация водителей» отдельно по каждой смене и виду отходов. Он фиксирует номер талона, данные контрагента, водителя и автомобиля, время заезда и выезда, результаты взвешивания и район. Система проверяет принадлежность талона выбранному контрагенту и виду отходов, автоматически рассчитывает вес отходов по разнице показаний весов и определяет стоимость услуги по действующему тарифу.
Это снижает количество ошибок при регистрации транспорта, исключает использование чужих или несуществующих талонов и обеспечивает контроль операций по сменам, видам отходов и районам. При необходимости доступ диспетчера к информации о сумме услуг ограничивается, чтобы финансовые данные были доступны только уполномоченным сотрудникам.
Справочники и тарифы
Для точного учета и расчета стоимости услуг нужны единые классификаторы видов отходов и районов, а также хранить тарифы с учетом периода их действия.
В системе созданы справочники «Виды отходов» и «Районы». Также разработан регистр сведений «Тарифы по видам отходов», в котором можно устанавливать тарифы и даты начала их действия.
Бухгалтер поддерживает справочники и тарифы в актуальном состоянии, чтобы при регистрации транспорта и оформлении реализации система автоматически применяла корректную стоимость.
Единые классификаторы снижают риск ошибок при выборе видов отходов и районов, а хранение истории тарифов позволяет корректно отражать стоимость услуг за разные периоды.
Отчётность и реализация
Руководству и сотрудникам нужна была оперативная аналитика по использованию талонов: кем, в каком объёме, по каким отходам и районам оказаны услуги.
Разработали отчёт по талонам: по каждому контрагенту – наименование, БИН, количество использованных талонов, общий вес отходов, количество заездов, районы и виды отходов. Доступны отборы по контрагенту, району и виду отходов.
Для выставления документов клиентам данные о фактически оказанных услугах нужно было переносить из регистраций водителей в реализацию – вручную. В документ «Реализация товаров и услуг» добавили команду «Рассчитать по талонам»: программа анализирует использованные на дату документа талоны и автоматически заполняет услуги – наименование, район, вид отходов, фактический вес и цена по тарифу. Бухгалтер избавлен от двойного ввода, реализация готовится быстрее, а бухгалтерские документы соответствуют фактически оказанным услугам.
Для контроля взаиморасчётов добавили отчёт «Анализ остатка авансов и талонов»: полученные авансы по данным бухучёта, стоимость фактически оказанных услуг по данным регистрации водителей и автоматически рассчитанный остаток. Бухгалтер может анализировать данные с детализацией по видам отходов и районам, применять отборы по контрагенту, виду отходов или району. Это упрощает сверку расчётов, позволяет своевременно контролировать остатки авансов и повышает прозрачность финансовой информации.
