Описание
Ранее бюджет движения денежных средств (БДДС) в компании формировался в Excel: файл составлялся на год вперёд и вручную корректировался по индивидуальным запросам подразделений. Планы по различным направлениям расходов готовились в отдельных файлах и не сводились в единую мастер‑модель, поэтому сбор фактических данных никак не был автоматизирован.
Согласование заявок на оплату велось по корпоративной электронной почте без фиксации операций в единой системе. Контроль лимитов казначей осуществлял вручную, что неизбежно повышало риск технических ошибок, случайных переплат и сверхлимитных платежей. В результате бухгалтерия тратила значительное рабочее время на ручную сверку плановых и фактических данных, а у руководства и топ‑менеджмента не было оперативного представления о текущих остатках лимитов и прогнозном остатке денежных средств для предотвращения кассовых разрывов.
Компания обратилась в Первый Бит с задачей оптимизировать и комплексно автоматизировать процессы бюджетирования и казначейства. Требовался инструмент, позволяющий существенно сократить время на сверку данных, минимизировать человеческий фактор в контроле лимитов и защитить платежи от финансовых рисков.
Первый Бит предложил внедрение «БИТ.ФИНАНС» – готового решения для бюджетирования и казначейства, которое закрывало все потребности компании.
Работы начались с этапа глубинных интервью с ключевыми сотрудниками и сбора требований. В ходе серии встреч с Заказчиком детально проработали структуру управленческих статей БДДС. Ключевым входным документом стала историческая отчётная форма Заказчика: на её основе в системе воссоздали справочник статей оборотов с сохранением исходной группировки, аналитики и порядка строк.
В рамках проекта настроили удобную форму ввода бюджета, рассчитанную на один плановый сценарий в течение года. Чтобы расширить аналитические возможности управления, форму дополнили двумя ключевыми расчётными показателями – EBITDA и свободным денежным потоком. Алгоритмы их автоматического расчёта были заранее согласованы с финансовой службой Заказчика.
Отдельный фокус сделали на перестройке и настройке казначейства. По итогам обсуждения с Заказчиком скорректировали исходную схему документооборота: инициатор платежа самостоятельно создаёт заявку в системе и обязательно прикрепляет скан‑копию или PDF документа‑основания. Без вложения система не позволяет провести и отправить заявку на согласование.
Для автоматизации операционной работы настроили интерактивное рабочее место казначея и платёжный календарь. Эти инструменты позволяют казначею в несколько кликов распределять утверждённые платежи по датам и банковским счетам, оперативно выявлять риски кассовых разрывов и управлять ликвидностью компании. Все согласованные заявки автоматически консолидируются в едином реестре платежей, на основании которого формируются банковские ведомости, что полностью исключило ручной ввод данных при отправке платежей.
Дополнительно настроили автоматический механизм контроля лимитов. Заявки, укладывающиеся в утверждённый бюджет, автоматически получают статус «Утвержден». Если заявка превышает бюджет, система присваивает ей признак «Сверхбюджета» и автоматически направляет на согласование Генеральному директору с указанием причины перерасхода.
Важным этапом проекта стало разграничение прав доступа для обеспечения безопасности данных. Инициаторы заявок теперь видят только статьи расходов, закреплённые за их подразделением, и собственные документы. Это полностью исключило пересечение зон ответственности и путаницу между отделами.
Завершающим этапом стала детальная настройка аналитических отчётных форм. Отчёт «План‑фактный анализ БДДС» адаптировали под привычную форму Заказчика с сохранением структуры и цветовым выделением отклонений (красным цветом автоматически подсвечиваются негативные отклонения по поступлениям и превышения по выбытиям).
Для формульных строк EBITDA и свободного денежного потока расчёт отклонений был отключён, чтобы не искажать общую бизнес‑аналитику. В качестве дополнительного инструмента предварительной проверки лимитов перед созданием заявок настроили отчёт «Контрольные значения БДДС».
Обучение пользователей работе в новой системе провели в формате интерактивной видеоконференции с подробным разбором ключевых сценариев для сотрудников и казначея. После этого пользователи в течение трёх рабочих дней тестировали систему в опытном контуре. По итогам тестирования все настройки перенесли в промышленную эксплуатацию и официально приняты Заказчиком по протоколу тестирования.
Директор ИТ-департамента, ООО «Логистика+»
